Tietosuoja isännöintiyrityksessämme
-laki astuu voimaan 25.5.2018
10.4.2018
Taloyhtiönne hankkiessa isännöintipalvelut yritykseltämme, käsittelemme taloyhtiön
asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisenpalveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimmesen päivittäisessä työssämme.
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä vastuuisännöitsijä Pamela Pilviseen (pamela.pilvinen@isannointikartio.com).
Isännöintiyrityksessäsäilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme
sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:
- huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
- henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisään muutto- ja poismuuttoajankohdat
- mahdolliset edunvalvojat
Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu
taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse
tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille
kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon
ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.
Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja
taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa
sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa
isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi
sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä
käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän
tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Turvallisin terveisin,
Isännöinti Kartio Oy:n henkilökunta